Những ai tham gia kế hoạch?



Các dự án chiến lược nên được chỉ đạo tiến hành bởi một đội dự án. Một số gợi ý dưới đây dùng để tham khảo cho việc phát triển đội dự án (giành cho ban quản trị của các tập đoàn )

1. Chủ tịch hội đồng quản trị và ban quản trị nên tham gia và chỉ đạo đội dự án hướng phát triển và tiến hành kế hoạch.

2. Đưa ra chỉ đạo rõ ràng cho các thành viên, ví dụ như những người trực tiếp tham gia đội dự án, những người cung cấp thông tin quan trọng, những người kiểm tra tài liệu kế hoạch và những người lập kế hoạch v..v…

3. Nhiệm vụ chính của ban quản trị là đưa ra các kế hoạch chiến lược để chỉ đạo có hiệu quả các hoat động của công ty. Do đó ban quản trị cần tham gia vào các dự án và bổ nhiệm ban kế hoạch (giống như ban lãnh đạo)

4. Trong đội dự án luôn luôn cần có ít nhất một người có thẩm quyền để cơ bản đưa ra các quyết định chiến lược, ví dụ như việc chọn lựa mục tiêu cần thực hiện và cách thức tiến hành.

5. Phải gắn liền với những người có trách nhiệm thiết lập và thực thi kế hoạch

6. Phải gắn liền những người quản lí quá trình tiến hành bao gồm: tổ chức các cuộc họp, trợ giúp thu thập thông tin quan trọng, các tài liệu, kiểm tra tình trạng công việc …

7. Xem xét việc ghi chép những bước quan trọng trong tiến trình kế hoạch để công ty quản lí kế hoạch của mình khi mọi việc được thực thi.

Lưu ý một số tiếp theo dưới đây:

Những nhân viên khác nhau cần thời gian khác nhau để thực hiện kế hoạch. Ví dụ ban quản trị có trách nhiệm đưa ra chỉ đạo chiến lược (nhiệm vụ, mục tiêu, hiệu quả) sau đó trách nhiệm của nhân viên là phân tích chiến lược để xác định các chỉ thị mục tiêu của công ty để thận trọng đưa ra chiến lược cần thiết nhằm đạt mục tiêu theo chỉ thị đưa ra.

Công ty nên tạo điều kiện cho đội dự án, các nhân viên, người lập kế hoạch càng nhiều càng tốt. Một đôi dự án hỗn hợp sẽ giúp thành viên ban quản trị nắm rõ các vấn đề và giúp nhân viên hiểu được các kế hoạch quan trọng của công ty.

Chúng ta cần tổ chức bao nhiêu cuộc họp ?

Nhiều nhà lập kế hoạch trẻ thường thắc mắc về số lượng buổi họp và những gì cần cho buổi họp… họ muốn có quy trình cho việc lập kế hoạch. Số lượng buổi họp phụ thuộc vào việc liệu trước đây công ty đã bao giờ từng lập kế hoạch chưa, bao nhiêu dự án, mục tiêu mà công ty đã từng tiến hành, truyền thống công ty là thích những cuộc họp dài hay ngắn và thời gian công ty dự định cho kế hoạch là bao nhiêu ?

Cố gắng hoàn thành kế hoạch tốt nhất là từ hai đến ba tháng bởi mọi sự hỗ trợ sẽ giảm dần nên những nỗ lực cho kế hoạch sẽ giảm bớt.

Lịch họp

Tổ chức cuộc họp tốt nhất là hai đến ba tuần trong suốt quá trình lập kế hoạch nếu không sẽ rất mất động lực làm việc.

Yếu tố quan trọng nhất để hoàn thành công việc là các cuộc họp nhận được sự ủng hộ từ phía nhà điều hành. Do đó cần chắc chắn rằng ban lãnh đạo đưa ra các chỉ đạo rõ ràng chứng tỏ họ ủng hộ và quan tâm tới quá trình lập kế hoạch chiến lược đồng thời họ cũng tham gia vào kế hoạch.